Переезд IT инфраструктуры. 3 способа правильного и успешного IT переезда и типовые ошибки, допускаемые компаниями.

У нас в компании Afforto на этот счет есть другое мнение. Благодаря современным технологиям переезд IT-инфраструктуры можно организовать практически безболезненно для компании, не останавливая критически важные бизнес-процессы, не теряя прибыль, клиентов и партнеров.

Как? Нужно сделать все «по уму». Организовать IT-переезд можно, как минимум 3 способами. Их давайте и рассмотрим. Вам останется выбрать удобный и подходящий.

3 способа организации переезда офиса и IT-инфраструктуры, обкатанных нами на практике

Все три рассмотренных ниже способа реализованы нашей компанией не один раз. Мы знаем все нюансы, присущие каждому из них, и поможем подобрать правильный вариант для вашего бизнеса.

Способ №1. Дублирование IT-инфраструктуры для переезда

Если все сделать правильно, сотрудники компании в один прекрасный момент просто уходят с работы из одного офиса, а возвращаются на следующий день уже в другой. Условный «тумблер» переводится в положение «Включено», и новая инфраструктура работает так же, как и старая.

Среди особенностей способа:

• Возможность обновления IT-инфраструктуры и изменения ее конфигурации под новые нужды компании. После переезда IT-инфраструктура будет работать на базе новых компонентов, что положительно скажется на ее надежности. Кроме того, ее можно будет сразу максимально адаптировать под изменившиеся потребности компании, при необходимости, а не тратить время на это в последующем.
• Высокая стоимость. Позволить себе полностью дублировать действующую IT-инфраструктуру может далеко не каждая компания. Ведь придется покупать не только новое оборудование, но и лицензии на программное обеспечение, используемое в работе. В некоторых случаях траты можно немного снизить, дублировав лишь часть информационной системы (например, только кабельную сеть, коммутаторы и пр.). После этого дорогостоящие компоненты (серверы, сетевые хранилища и пр.) оперативно перевозятся и просто подключаются в уже готовую систему.
• Надежность. При полном дублировании инфраструктуры оборудование не перевозится с места на место. А значит, отсутствует вероятность его повреждения при транспортировке и появления проблем с работой после подключения. Кроме того, вы можете, не влияя на рабочие процессы в компании, протестировать новую инфраструктуру перед запуском, чтобы быть уверенным в том, что она будет работать как следует сразу же после запуска.

Кстати, часть затрат на IT-переезд с дублированием информационной системы можно в последующем компенсировать. Это можно сделать, например, распродав старое оборудование самостоятельно, или сдав его в специализированную компанию, занимающуюся скупкой старой техники. Таких фирм сегодня работает немало.

У нас есть опыт организации переезда IT-инфраструктур разных масштабов с полным и частичным дублированием. В Afforto можно не только заказать услуги по организации этого процесса, но и приобрести комплектующие для компьютерной техники, программное обеспечение, лицензионные операционные системы и другую продукцию.

Такой вариант IT переезда подходит компаниям, для которых важно совершить переезд в минимальное время. Также при выборе этого способа вы исключите вероятность попадания информации и важных для компании данных в «третьи» руки.

Способ №2. Аренда IT-инфраструктуры на время переезда.

Вариант подходит тем, кто не хочет тратиться на создание новой IT структуры путем дублирования старой (или не может позволить себе такие траты). Т.е. вы арендуете вычислительные мощности, временно переносите процессы, протекающие в информационной системе, на них, а в это время ваше оборудование перевозится на новое место.

Вариантов оказания такой услуги несколько.

Первый — просто аренда физической инфраструктуры и необходимого программного обеспечения. Поставщик услуг на базе своего ЦОДа развертывает информационную систему, аналогичную той, которой пользуется клиент. Необходима синхронизация баз данных, сетевых хранилищ, систем хранения решений для бэкапов и пр. После запуска арендованной IT-инфраструктуры можно приступать к демонтажу элементов основной и организации IT-переезда.

Но здесь есть нюанс. На время переезда сотрудников из офиса нужно куда-то девать и обеспечить бесперебойную работу компании. Т.е. потребуется арендовать еще и офисное помещение для них, либо организовать работу на дому.

В таком случае можно воспользоваться вторым вариантом. Его предлагают немногие аутсорсеры, но, если хорошенько поискать, можно найти предложения. У одного и того же поставщика услуг арендуется IT-инфраструктура нужной конфигурации и помещение для персонала. Т.е. сотрудники компании просто приходят в другой офис и работают какое-то время в нем на арендованном оборудовании.

Третий вариант организации IT-переезда — аренда облачной инфраструктуры. Работает он примерно так же, как и 2 предыдущих. Но только напрокат берется не «железо», а информационная система, воссозданная в облаке. Современные технологии виртуализации позволяют воссоздать системы разной сложности (делать «слепки» операционных систем, организовывать удаленные рабочие места и пр.). Опять же, работу сотрудников на время переезда можно организовать, как в каком-то арендованном помещении, так и на дому.

Практика показывает, что эти 3 варианта подходят компаниям с типовой IT-инфраструктурой. Воссоздать какой-то специфический функционал и возможности информационной системы не всегда возможно. Лучше перед выбором этого способа проконсультироваться со специалистами, которые оценят особенности информационной системы компании, и помогут разобраться, подойдет ли такой вариант вам.

Арендовать можно:

• Физические и виртуальные сервера.
• АТС и телефонные номера.
• Программное обеспечение.
• Удаленные рабочие места.
• CRM, BPM, ERP и прочие специализированные системы.

В этом случае важно выбрать надежного поставщика услуг, который сможет гарантировать сохранность данных, размещаемых на арендованных мощностях и не допустить их утечки.

Кстати, если выбрать вариант с арендой облачной инфраструктуры от надежного провайдера, которая полностью вас устроит, можно после переезда остаться в облаке. Практика показывает, что в ряде случаев это выгоднее, чем содержание собственного парка «железа». А высвободившееся оборудование, опять же, можно будет продать, или сдать специализированным компаниям. В облака сейчас мигрируют многие. Почему бы не пробовать и вам?

Способ №3. Бюджетный, но подходящий немногим.

Такой вариант можно рассмотреть небольшим компаниям с несложной инфраструктурой. Он подразумевает временную замену используемых сервисов какими-то бюджетными решениями. Например, звонки с телефонных номеров, которые будут отключены на время переезда, можно переадресовать на мобильные телефоны сотрудников. Некоторые вообще заменяют номера на сайте компании на время переезда.

CRM-системы можно на время заменить какими-то бесплатными или недорогими онлайн аналогами. Главное — синхронизировать базы данных или спарсить необходимую для работы информацию.

Практика показывает, что потери бизнеса при таком способе могут быть несопоставимыми с экономией. Учитывая доступную стоимость и развитость облачных технологий, для малых компаний мы бы все-таки рекомендовали рассмотреть вопрос с арендой инфраструктуры в облаке, воссозданной по образу используемой вами.

Специалисты нашей компании помогут подобрать такие решения, подходящие Вам по цене и функционалу.

Типовые ошибки, которые допускают компании при переезде офиса и IT-инфраструктуры

Наши клиенты сталкивались с разными проблемами при организации IT-переезда. Специалисты компании Afforto подготовили перечень типовых ошибок, которые допускают многие компании при осуществлении IT переезда.

Попытка переезда офиса собственными силами.

С небольшими компаниями в большинстве случаев это проходит. Но если у вас сложная IT-инфраструктура с множеством элементов, мы не рекомендуем делать все своими силами. Практика показывает, если переезд офиса и IT-инфраструктуры полностью повесить на IT-отдел (департамент) компании, часто возникают проблемы (срывы сроков, некорректная работа оборудования и пр.). Часто из-за резко возрастающей нагрузки на IT-специалистов они не справляются с текущими обязанностями по поддержанию работоспособности действующей инфраструктуры и запуском новой.

Выхода здесь два. Первый — увеличение штата сотрудников на время переезда. Но это решение — «так себе». С ним же надо будет что-то делать после решения задачи.

Второй вариант — доверить все это аутсорсинговой компании. Штатные специалисты занимаются текущими делами. А после того, как новая инфраструктура будет готова к запуску, проверяют ее, и переезд происходит гладко и быстро.

Неполная оценка возможностей нового места (офиса) или вообще ее отсутствие.

У многих случаются ситуации, когда после запуска IT-инфраструктуры на новом месте выясняется, что, например, электрическая сеть на объекте «не тянет» нагрузку, а комната, выполняющая роль серверной, не соответствует требованиям к таким помещениям. Или местный провайдер не может гарантировать стабильно высокую скорость подключения к интернету и предложить привычный набор услуг на адекватных условиях.

Поэтому, лучше несколько раз проверить место, куда переезжает офис и IT-инфраструктура, и убедиться в том, что объект в полной мере соответствует вашим требованиям. Опять же, лучше, когда это будут делать представители специализированной компании. Они смогут взглянуть на ситуацию со стороны и сделать правильные выводы.

Сотрудничество с перевозчиками-универсалами.

Желая сэкономить при переезде, некоторые нанимают компании, не интересуясь, есть ли у них опыт в организации подобных мероприятий.

А зря. Транспортировка компьютерной и другой техники, требует особого подхода. Зачастую здесь необходима нестандартная упаковка, правильное планирование очередности погрузки/разгрузки, чтобы процесс не получился хаотичным. Требуется учесть еще массу нюансов. Случаев, когда после перевозки сложной техники грузчиками «универсалами», не знающими специфики, приходилось подолгу искать какие-то элементы по ящикам и упаковкам, или техника выходила из строя, немало.

Стремление сэкономить время на проверке работоспособности перевозимого оборудования.

Даже если вы доверите перевозку техники профессионалам, дать 100% гарантии того, что оно без проблем «заведется» на новом месте, никто не сможет. Особенно, если перед этим не провести ревизию (аудит) и не проверить состояние компонентов IT-инфраструктуры. В нашей практике случались ситуации, когда, например, сервер на старом месте работал без проблем, а на новом отказывался включаться. А все из-за того, что со временем пайка на материнской плате рассохлась, при переезде произошло небольшое смещение и, как итог — отказ оборудования.

Поэтому, не пренебрегайте ревизией и тщательной проверкой элементов IT-инфраструктуры перед переездом.

Если вам нужно организовать IT-переезд доверьте это компании Afforto. У нас есть опыт организации «миграции» инфраструктур любого масштаба. Минимальное время простоя, которого удалось достичь специалистам компании при переезде сложной информационной системы — 50 минут при допустимых 2 часах. В среднем же IT-инфраструктуры наших клиентов простаивают при переезде в течение 2-4 часов (хотя весь процесс перевозки оборудования на новое место может занимать несколько дней и даже недель).