Что такое резервное копирование данных и зачем оно нужно бизнесу?

Что такое резервное копирование?

Резервное копирование или бэкап (на профессиональном сленге) – создание копий всех файлов, имеющихся на устройстве, жесткого диска на других устройствах или передача их для хранения в облаке на случай потери или повреждения компьютера.

Выделяют два вида резервного копирования:

• Полное, при котором копируются все важные файлы, хранимые на компьютере или находящиеся на корпоративном сервере или в облаке.
• Дифференциальное, когда сначала на носитель копируются все файлы, а затем согласно установленному заранее графику копируются данные, которые были изменены.

Второй вариант считается наиболее продуктивным. Но, тем не менее, не все программы на данный момент поддерживают резервное копирование данных.

Причины потери данных

К наиболее частым причинам, из–за которых происходит потеря данных, можно отнести:

• Ошибки владельца, когда нужные и важные документы и файлы удаляются ввиду невнимательности или ошибок.
• Сбой системы. В таком случае файл может быть, как удален, так и поврежден, что делает невозможным работу с находящейся в нем информацией.
• Вирус. Занесенный в систему вирус или вредоносная программа может стать как причиной повреждения или удаления файлов с жесткого диска, так и изменения данных в нем.
• Шифровальщик. В последнее время в компаниях очень остро встала проблема с вирусами шифровальщиками, они полностью зашифровывают жесткий диск, а если компьютер включен в локальную сеть, то и все компьютеры в локальной сети и серверы компании. После такого шифрования вы не сможете пользоваться компьютерами и серверами до тех пор, пока вы не оплатите хакерам их требование за расшифровку данных. Но даже если вы оплатили, с большой долей вероятности вам все равно ничего не расшифруют и данные будут навсегда утеряны, а деньги потрачены.
• Хакерская атака может повредить файлы, хранимые на сервере компании или бухгалтерские базы данных собираемые много, много лет.
• Выход из строя жесткого диска или компьютера в целом.

Как часто выполнять резервное копирование?

Резервное копирование данных необходимо выполнять с той частотой, с которой происходит обновление документов. К примеру, если компания ежедневно вносит изменения в свои файлы, формирует отчеты – то выполнять резервную копию необходимо ежедневно, в конце рабочего дня. Если фирма небольшая, и файлы с отчетностью обновляются раз в неделю – то данные необходимо копировать еженедельно.

Копирование обязательно необходимо выполнять и перед переустановкой операционной системы или при обновлении программного обеспечения.

Для того чтобы не забывать вовремя делать бэкап, следует установить специальную программу для резервного копирования данных. Как настроить резервное копирование для той или иной программы, можно узнать из инструкции к ней или обратится к обслуживающему системному администратору.

Программное обеспечение будет либо напоминать владельцу о необходимости очередного бэкапа, либо же выполнять его самостоятельно, если речь идет о копировании документов в облачное хранилище.

Как выбрать программу для создания резервной копии?

При выборе программы необходимо обратить внимание на несколько основных параметров:

• Возможность установки расписания копирования данных. Важно, чтобы программа заранее напоминала вам о необходимости выполнять резервное копирование.
• Управление размещением и копиями данных. Программа должна поддерживать возможность резервного копирования данных на несколько носителей. Более того, анализировать все файлы и выбирать для копирования те, в которые были внесены изменения с даты последнего резервного копирования.
• Программа должна подходить сотрудникам и быть проста в управлении. Чем проще интерфейс и чем быстрее ваши сотрудники научаться пользоваться установленным обеспечением, тем лучше. Какой носитель выбрать для хранения резервных копий?.

Среди наиболее популярных физических носителей для хранения информации выделим:

• SSD и HDD диски. Это жесткие диски с большим объемом встроенной памяти. Несмотря на высокую стоимость, считаются одними из наиболее надежных. Тем не менее, их необходимо беречь от ударов и падений, в противном случае, накопитель может выйти из строя.
• USB-накопители с большим объемом памяти. Из достоинств можно выделить сравнительно небольшую стоимость устройства, компактность и удобство подключения к любому устройству. Из минусов – ограниченное количество записей и меньший объем памяти.
• Оптические диски CD, DVD или Blu-ray. Бюджетный вариант, у которого есть масса недостатков. В первую очередь, небольшой объем свободной памяти. Во–вторых, это непродолжительное время службы. Диски необходимо оберегать от перепадов температуры, воздействия ультрафиолета, механических повреждений.
• Сетевые хранилища NAS. Это специальные устройства небольшого размера, в которых установлены жесткие диски. Сетевое хранилище подключается в локальную сеть организации после чего все компьютеры и серверы компании могут централизованно осуществлять резервное копирование данных на этот тип носителя информации. Это наиболее дорогой способ организации резервного копирования данных, но и самый эффективный и не требующих каких-либо действий от пользователя. Система резервного копирования на сетевое хранилище настраивается системным администратором один раз и потом работает долгое время без сбоев.

Облачные сервисы по созданию и хранению резервных копий

Создание резервной копии в облаке на iCloud или Google Drive является одним из популярных вариантов. Большинство сервисов предоставляют клиентам возможность самостоятельно выбирать необходимый объем хранилища и оплачивать только используемое место. Кроме того, некоторые фирмы и вовсе предоставляют своим пользователям несколько гигабайт в облаке бесплатно, что идеально подходит для небольших фирм и компаний.

Несмотря на свою простоту и сравнительно невысокую стоимость, использование облачного сервиса для хранения информации имеет и своим недостатки.

В первую очередь, это передача корпоративной информации на чужой сервер. При ненадлежащем уровне защиты, она в любой момент может стать достоянием общественности.

Кроме того, провайдеры, предоставляющие облачные технологии и их разработчики не несут ответственности за сбои в сети и тем более не отвечают за удаление данных. То есть, при сбое в работе сервера, исчезновении важной информации компания может понести убытки, которые ей не возместит никто.

Кроме того после окончания подписки данные клиентов и их файлы удаляются с облачного сервиса. Конечно, этот процесс не будет запущен сразу после окончания срока подписки, но как минимум в течение месяца ваши данные будут удалены. Хорошим вариантом является наличие собственного сервера или сетевого хранилища для резервного копирования данных.

Что нужно резервировать?

И все же, какие документы нуждаются в резервном копировании?

• В первую очередь, это рабочие документы: бланки договоров, уставные документы предприятия, анкеты сотрудников и прочая документация, которая не особо участвует в работе предприятия, но в тоже время должна всегда быть под рукой на случай проверки.
• Отчеты. К примеру, резервное копирование 1С предприятие и всех созданных в программе отчетов.
• Базы данных. Бухгалтерская база и другие важные базы данных обязательно должны резервироваться.
• Закладки браузера. Не самое необходимое, но в некоторых ситуациях не будет лишним иметь копии адресов посещаемых вами и полезных для компании сайтов.
• Файлы настроек программ, которые часто используются на предприятии.
• Контакты. Все важные контакты, в частности, данные ваших партеров, их номера телефонов, адреса электронной почты должны быть продублированы.

Желательно делать не одну, а несколько резервных копий, чтобы избежать неприятных ситуаций, когда информация потеряна, а флешка или диск с резервной копией был утерян. Лучше всего сделать несколько резервных копий на разных носителях и хранить их в разных местах.

Порядок создания резервной копии

Резервное копирование серверов или данных компьютера должно проходить в несколько основных этапов.

• На первом этапе подключается внешний накопитель или же происходит подключение к облаку или сетевому хранилищу.
• На втором этапе происходит непосредственно копирование всех необходимых данных.
• На третьем этапе важно проверить данные, помещенные в резервное хранилище: все ли они были переданы, корректно ли открываются, не повреждены ли архивы.
• Последний этап – отключение накопителя.

Предварительно можно использовать программы–архиваторы, чтобы файлы занимали меньше места.

Резервное копирование данных – это не модная тенденция, а необходимость. Вовремя сохраненные данные не нужно восстанавливать, тратя время и деньги. Несмотря на то, что данные можно восстановить даже после того, как они были удалены из корзины, все же резервное копирование остается единственным надежным вариантом хранения данных. Это связано с тем, что для восстановления удаленных файлов понадобиться установка специальных программ, а в некоторых случаях, помочь сможет только специалист из сервисного центра.