Какие преимущества использования корпоративной почты сотрудниками Вашей компании ?

Что такое корпоративная почта?

Под корпоративной почтой подразумевают электронную почту, которая используется специально для нужд компании. Главное ее отличие от личной – адрес. Обычно он имеет вид: имя_пользователя@компания.домен. Корпоративная почта привязывается к сайту компании и ее доменному имени.

Личная почта может принадлежать определенному сотруднику и использоваться не только в рабочих, но и личных целях. Кроме того, зачастую зарегистрирована на бесплатных почтовых сервисах.

В бизнесе личная и корпоративная почта не должны пересекаться. Для работы строго рекомендуется использовать именно корпоративную почту, хотя зачастую сотрудники нарушают данное правило. Связано это с тем, что далеко не всегда работники понимают разницу между личной и рабочей почтой

Какие минусы использования сотрудниками личной почты в рабочих целях?

Использование личной почты существенно вредит корпоративной безопасности. В первую очередь, бесплатные почтовые системы слабо защищены. Это позволяет злоумышленникам взламывать их, читать отправленные письма, пользоваться базой адресов, рассылать сообщения с вашего почтового ящика, что в дальнейшем негативно скажется на репутации компании.

Кроме того, если использовать личную почту для работы и наоборот, корпоративную для личной переписки, может возникнуть ситуация, когда информация будет отправлена не по адресу из-за невнимательности или ошибки отправителя. К примеру, письмо с важными данными уйдет не клиенту, а родителям или друзьям отправителя, что приведет к потере конфиденциальности данных. И наоборот, клиентам или партнерам будет неприятно получить письмо личного характера, не предназначенное им.

В третьих, при использовании личной почты после увольнения сотрудника может быть потерян доступ не только к самому ящику, но и адресной книге, которая хранится в нем. В таком случае, компании придется либо искать эти адреса в документах, либо же заново нарабатывать клиентскую базу.

Таким образом, использование личной почты сотрудника в рабочих целях является неэффективным и неоправданным действием.

Какие преимущества использования сотрудниками корпоративной почты?

Как уже отмечалось, корпоративная почта принадлежит компании. Лучше всего, если она будет зарегистрирована на домене компании. Такой подход позволит повысить узнаваемость почтового адреса и компании. Такие письма будут открывать и читать чаще, нежели отправленные с обычного почтового ящика.

Кроме того, корпоративная почта, созданная на домене, считается в разы защищеннее, нежели ящики обычных почтовых сервисов. Следовательно, ее тяжелее взломать, она имеет защиту от вирусов и спама. Более того, мошенники не смогут рассылать спам от лица компании, так как подделать адрес становиться трудоемким процессом.

Появляется возможность пройти политику безопасности доставки писем. Такое письмо не попадает в спам и будет доставлено получателю сразу после отправки. Причина в том, что отправитель письма одновременно является владельцем домена.

Так, зачастую письма, отправленные с личной почты, не проходят программы проверки на спам и в лучшем случае будут помещены в корзину. А все потому, что адрес электронной почты может показаться некорректным, а сам домен не будет принадлежать компании, от лица которой отправлено письмо.

Централизованное управление адресами также является явным преимуществом корпоративной почты. Руководитель или ответственное лицо получает возможность создавать неограниченное почтовых ящиков, менять пароли и удалять ненужные аккаунты. Кроме того, можно подобрать красивый и созвучный адрес, так как имена в данной ситуации могут быть заняты только пользователями компании.

Возможность отслеживания отправляемой информации.

Имея корпоративную почту и предоставляя данные от нее сотрудникам, работодатель получает возможность проверять, какая именно информация уходит по каналам связи. Таким образом, проверяя почту, можно не только своевременно обнаружить утечку информации, но и проверить используются ли почту в личных целях.

Несмотря на то, что большинство сотрудников ссылаются на статью 23 Конституции РФ, в которой говориться о неприкосновенности личной жизни, в частности право на тайну переписки, директор или начальник отдела имеет право проверять почту. Связано это с тем, что работодатель имеет полное право контролировать качество исполнения трудовых обязанностей, в том числе проверять использование службой техники и корпоративной почты, как его собственности.

В целом, использование корпоративной почты в личных целях расценивается как нарушение трудовой дисциплины. Довольно часто большие корпорации увольняют сотрудников именно из-за использования корпоративной почты в личных целях, отправки писем с конфиденциальной информацией на адрес личной почты сотрудника.

Таким образом, в любой момент можно открыть почтовый ящик и посмотреть, какая именно информация и когда была отправлена.

Возможность подключения специализированных систем.

Корпоративную почту можно использовать и для подключения к системам CRM или ERP. Это существенно упростит работу с ними.

В частности, система CRM используется для управлений отношений с клиентами, правильного построения диалога с покупателем. В систему заносятся данные о клиенте, история его сотрудничества с компанией. При правильной настройке система сама напоминает клиентам о встрече, статусе заказа и других деталях, используя для рассылки корпоративную почту и внесенную в нее базу данных.

ERP подключается не столько к корпоративной почте, сколько к серверам сайта. Они используется для планирования ресурсов предприятия и сводит все ресурсы в единую систему. Используя ERP можно существенно улучшить документооборот предприятия, получить быстрый доступ ко всем данным.

Как создать корпоративную почту в организации?

Для создания корпоративной почты можно использовать ресурсы как на собственном хостинге, зачастую на том же, на котором хранится сам сайт, так и воспользовавшись сторонними сервисами. К примеру, можно зарегистрировать почту на почтовой системе Gmail, Mail.ru или Яндекс, указав при этом свой корпоративный адрес.

Еще один вариант – использовать собственный хостинг с почтовым сервером. Этот вариант сложнее в администрировании, но зато Вы полностью контролируете всю почту у себя на сервере и не храните ни на каких внешних почтовых серверах.

Использование корпоративной почты в компании – существенный плюс для руководства. Такой подход позволяет сделать фирму более узнаваемой, сохранить безопасность и конфиденциальность данных, контролировать действия сотрудников организации.